Guía para el Trámite de Creación y Formalización de Una Empresa

Diez (10) pasos para realizar el trámite

Esta Guía para el Trámite de Creación y Formalización de Una Empresa no pretende ser un manual de estricto cumplimiento ni una ruta condicional, sino una herramienta práctica de consulta y orientación para todos aquellos emprendedores que desean formalizar su actividad empresarial.

La presente información está basada en los requerimientos establecidos por las diferentes Cámaras de Comercio del país, la cual busca conectar a los futuros emprendedores al mundo empresarial de forma sencilla, sin perder el carácter técnico que tienen estos contenidos.

A continuación se describirán paso a paso los trámites correspondientes para formalizar la empresa:

Trámite 1.1 para la Formalización de una Empresa. Consulta del tipo de empresa

PERSONA NATURAL: Aquí no existen opciones de empresa; de hecho, para un emprendedor es razonable estar en esta clasificación.
PERSONA JURÍDICA: Existen diversas formas de constitución de empresas. Entre ellas, las nueve (9) principales que encontramos son:

• Sociedad limitada: Constitución por escritura pública; mínimo 2 socios y máximo 25; el capital se divide en cuotas de igual valor; la sociedad gira bajo una denominación o razón social seguida de la palabra “Limitada” o la abreviatura “Ltda.”. Artículos 353, 354, 356, 357, 358 y 368 del Código de Comercio.

• Empresa Unipersonal: Constitución por Escritura Pública ante Notario; el Capital se debe al mismo y único socio responder por sus Activos; seguido de su denominación o Razón Social aparecen las palabras “Empresa Unipersonal” o las letras “EU”. El artículo 71 del Código de Comercio contiene la reglamentación pertinente para este tipo de empresas, así como la Ley 222 de 1995.

• Sociedad Anónima: Constitución por Escritura Pública. Mínimo cinco (5) accionistas, sin exigirse un máximo; los Accionistas son responsables hasta el monto de sus aportes; su Capital Social se divide en acciones de igual valor; las acciones son Negociables; a la denominación social le siguen las palabras “Sociedad Anónima” o las letras “S.A.”. Artículos 373, 374, 375, 376 y 403 del Código de Comercio.

• Sociedad Colectiva: Constitución por Escritura Pública. Mínimo dos (2) socios; los Socios responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones sociales; el Capital Social se divide en partes de interés social de igual valor; los aportes pueden ser en Capital, Especie o Trabajo; la Razón Social está formada con el nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios, seguida con las expresiones “y Compañía” o “Hermanos” o “e Hijos”. Artículos 98, 294, 301, 303, 310 y 319 del Código de Comercio.

• Sociedad en Comandita Simple:

Constitución por Escritura Pública; se compone de los Gestores, que administran el Capital y de Socios Comanditarios que aportan el Capital; los Gestores responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones sociales, mientras que los Comanditarios limitan su responsabilidad hasta el monto de sus aportes; la Razón Social está formada con el nombre completo o solo el apellido de uno o más socios colectivos y con la expresión “y Compañía” o la abreviatura “& Cía.”, pero seguida siempre con las abreviaturas “S. en C.”. Artículos 323, 324, 325, 326, 329, 330 y 337 del Código de Comercio.

• Sociedad en Comandita por Acciones: Constitución por Escritura Pública. Mínimo un Socio o más Socios Gestores y cinco (5) Socios Capitales; los Socios Gestores y Comanditarios aportan Capital por igual valor; la Razón Social está formada con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios colectivos y con la expresión “y Compañía” o la abreviatura “& Cía.”, pero seguida siempre con las abreviaturas “S. en C.” además de incluir en esta sociedad las letras “S.C.A.”. Artículos 323, 324, 325, 326, 333 y 344 del Código del Comercio.

• Sociedad de Hecho: A diferencia de las demás Sociedades, ésta es la única que NO es Persona Jurídica, pues no se constituye mediante Escritura, surge del Acuerdo Verbal o Escrito entre dos (2) o más personas que se disponen a aportar dinero, trabajo o especie para desarrollar un negocio y se pueden identificar con el nombre de los Asociados, seguido de la expresión “en Sociedad de Hecho”. Artículo 498 del Código de Comercio.

• Empresa Asociativa de Trabajo:

Se constituye mediante Escritura, Acta de Constitución, Estatuto ante Notario o Juez con el debido reconocimiento de firma y contenido del Documento. Estas empresas estarán integradas por un número no inferior a tres (3) miembros fundadores.

El Patrimonio estará compuesto por las Reservas que se constituyen a fin de preservar la estabilidad económica de la empresa y por los Auxilios y Donaciones recibidas. Será un Director Ejecutivo el Representante Legal de este tipo de empresas y se regirán por los Estatutos creados por la Junta de Asociados. La Razón Social se acompañará con la expresión “Empresa Asociativa de Trabajo”.

Ley 10 de 1991, Decreto 1100 de 1992 y a través del Ministerio de la Protección Social se puede acceder a la publicación de la “Guía para la Organización de Empresas Asociativas de Trabajo y Cooperativas de Trabajo Asociado”, donde aclaran mucho sobre la conformación y legalización de estas empresas.

• Cooperativas de Trabajo Asociado: Las Cooperativas de Trabajo Asociado están reglamentadas por el decreto 4588 de 2006, se constituyen con 10 personas y en desarrollo del acuerdo cooperativo, integrarán voluntariamente a sus asociados para la ejecución de labores materiales o intelectuales, organizadas por la cooperativa para trabajar en forma personal, de conformidad con las aptitudes, capacidades y requerimientos de los cargos, sujetándose y acatando las regulaciones que establezcan los órganos de administración de ésta y sin sujeción a la legislación laboral ordinaria.

Trámite 1.2 para la Formalización de una Empresa. Nombre y Registro

a) Consulta de nombre.
Verificar en la Cámara de Comercio de su jurisdicción que no exista Nombre o Razón Social igual o similar al Establecimiento de Comercio que se quiere registrar (Personas Naturales y Sociedades Comerciales). Con lo anterior se conserva el principio de homonimia, “un solo establecimiento con un solo nombre”.

b) RUE – Registro Único Empresarial.
El control nacional permite que el registro de nombres de sociedades y establecimientos de comercio sea controlado no solo en la jurisdicción en la cual se realiza su inscripción, sino también a escala nacional. Esta consulta facilita conocer si existen o no otras empresas o establecimientos con el mismo nombre de la empresa que el empresario desea registrar.

c) Consulta de marca y patentes.
Si se quiere registrar la marca que se tiene pensada para el producto o empresa, debe verificar que el conjunto de signos y características del logo o lema que lo identifican no estén registrados por otro producto ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Registrar una marca o patente es un procedimiento que realizan los empresarios ante la Superintendencia de Industria y Comercio para obtener exclusividad ya sea en el uso de su nombre comercial o de respaldar su título como inventor de un producto innovador. www.sic.gov.co.

d) Consulta de actividad económica.
Todas las actividades económicas de las empresas se deben identificar de acuerdo con el Código Internacional Industrial Uniforme denominado CIIU y adoptado por nuestro país para la Clasificación Empresarial, a través de la Clasificación Nacional de Ocupaciones.

¿Qué es el CIIU?

Su propósito es agrupar todas las Actividades Económicas similares por Categorías, lo que facilita el manejo de información para el análisis y representa un beneficio para el gran empresario, pues se hace visible y fácilmente identificable por los clientes del mercado, lo que redundará en mayores oportunidades para hacer negocios, incrementar ventas, lograr más contactos comerciales y hasta realizar un análisis de la competencia.

Trámite 1.3. Obtención del Certificado de Existencia y Representación Legal

El Certificado de Existencia y Representación Legal se requiere para las Sociedades Comerciales, mientras que para las Personas Naturales se requiere el Registro de Matrícula Mercantil.

Una empresa necesita el Certificado de Existencia y Representación Legal para demostrar aspectos como: antigüedad y fecha de expiración, domicilio, socios, capital, representante legal, facultades de este para comprometer o no a la empresa y su objeto social, entre otros.

En general, este se constituye como un resumen del contenido de la Escritura Pública. Este certificado es documento indispensable ante la DIAN, en la Administración de Impuestos Municipales, el ICBF, el Sena, las Cajas de Compensación Familiar, para conseguir préstamos bancarios o créditos con Proveedores.

Es una obligación de todos los comerciantes renovar anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, su matrícula mercantil y de establecimientos de comercio.

Trámite 1.4 para la Formalización de una Empresa. Uso de suelos

Permite conocer en tiempo real los usos admitidos o no para el ejercicio de una actividad económica determinada en una dirección específica de la ciudad de acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) y la reglamentación existente de acuerdo con la jurisdicción que corresponda, ya sea Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Medellín u otra.

Mientras opere el establecimiento, este debe cumplir con los requisitos para su ubicación definidos en la normativa que los regula y de las entidades competentes en materias tales como: la racional mezcla de usos, respeto y manejo del espacio público, parqueaderos, control de impactos ambientales, intensidad y conflictos funcionales, horarios, condiciones locativas, etc.

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